VvE en winkelcentrum: wie betaalt wat, en waarom dat zo vaak misgaat

Wie in een winkelcentrum een pand bezit of huurt, krijgt vroeg of laat te maken met de Vereniging van Eigenaars. Voor veel betrokkenen is de VvE een abstract begrip: er komt een jaarlijkse afrekening, er is soms een vergadering, en verder blijft het stil, totdat het dak lekt of de roltrap stilstaat en niemand weet wie moet betalen. Dit artikel legt uit hoe een VvE in een winkelcentrum werkt, waar de kostenverdeling vandaan komt en waarom juist hier zoveel conflicten ontstaan.

Wanneer heeft een winkelcentrum een VvE, en wanneer niet

Een VvE ontstaat niet omdat iemand die opricht, maar omdat een gebouw juridisch is gesplitst in appartementsrechten. Bij die splitsing, vastgelegd in een notariële splitsingsakte, ontstaat de VvE automatisch. Elke eigenaar van een appartementsrecht (dat kan een winkelunit zijn, een woning erboven of een parkeerplaats) is van rechtswege lid. Je kunt dat lidmaatschap niet opzeggen zolang je eigenaar bent.

Niet elk winkelcentrum is gesplitst. Grofweg zijn er drie situaties:

• Eén eigenaar, geen VvE. Een belegger of fonds bezit het hele complex. Alle beslissingen over onderhoud en beheer liggen bij die ene partij; huurders betalen servicekosten volgens hun huurcontract.
• Gesplitst eigendom met VvE. Het centrum is verdeeld over meerdere eigenaren, elk met een eigen appartementsrecht. De VvE beheert de gemeenschappelijke delen: dak, gevel, passages, installaties, entrees.
• Meerdere losse panden, geen VvE. In een historische winkelstraat is elk pand een zelfstandig object. Er is geen gezamenlijke juridische structuur; samenwerking loopt via een ondernemersvereniging of eigenarenvereniging op vrijwillige basis.

De tweede situatie komt veel voor bij winkelcentra uit de jaren zestig tot negentig, die na oplevering unit voor unit zijn doorverkocht. Precies daar ontstaan de meeste problemen.

Gemengde VvE's: winkels en woningen onder één dak

Veel wijk- en buurtcentra hebben woningen boven de winkels. Dan zit je in een gemengde VvE, en botsen belangen structureel. Bewoners willen rust, een nette entree en lage maandlasten. Winkeliers en hun verhuurders willen zichtbaarheid, laden en lossen, reclame aan de gevel en openingstijden die bij een winkel horen. Een investering in een nieuwe luifel is voor de winkeleigenaar commercieel noodzakelijk en voor de bewoner een kostenpost zonder nut.

Grotere complexen kennen daarom vaak een hoofdsplitsing met ondersplitsingen: een hoofd-VvE voor het hele gebouw, met daaronder een aparte VvE voor de winkels en een voor de woningen. Dat scheidt de besluitvorming netjes, maar maakt de structuur ook lastiger te doorgronden. Wie betaalt mee aan het dak? Wie beslist over de parkeergarage? Het antwoord verschilt per complex en staat alleen in de aktes.

De splitsingsakte is de bron van waarheid

Vrijwel elke discussie in een VvE eindigt bij hetzelfde document: de splitsingsakte met de bijbehorende splitsingstekening en het reglement. Daarin staat wat gemeenschappelijk is en wat privé, hoe de stemverhoudingen liggen en, cruciaal, met welk breukdeel elke eigenaar in de kosten bijdraagt.

De meeste aktes verwijzen naar een modelreglement (er zijn versies uit onder meer 1973, 1983, 1992, 2006 en 2017), aangevuld met afwijkingen voor het specifieke gebouw. Twee dingen zijn belangrijk om te weten:

• Besluiten in strijd met de akte zijn nietig. Ook als de vergadering unaniem iets anders afspreekt, telt dat niet zolang de akte niet is gewijzigd. Een informele afspraak "de winkels betalen de roltrap wel" houdt juridisch geen stand als de akte anders bepaalt.
• De akte wijzigen is zwaar. Daarvoor is in beginsel medewerking van alle eigenaren nodig, of een besluit met ten minste vier vijfde van de stemmen, gevolgd door een notariële akte. Bij versnipperd eigendom is dat in de praktijk een langdurig traject.

Vraag als eigenaar dus altijd de akte op (via de notaris of het Kadaster) voordat je een discussie over kosten ingaat. Wie de akte kent, wint negen van de tien discussies zonder jurist.

Breukdelen en servicekosten: twee verschillende potjes

Hier gaat het in winkelcentra het vaakst mis: de VvE-bijdrage en de servicekosten worden door elkaar gehaald, terwijl het gescheiden geldstromen zijn met verschillende grondslagen.

• De VvE-bijdrage betaalt de eigenaar, verdeeld volgens de breukdelen in de splitsingsakte. Hieruit worden onderhoud van gemeenschappelijke delen, de opstalverzekering en het reservefonds betaald.
• Servicekosten betaalt de huurder aan zijn verhuurder, op basis van het huurcontract. Daaruit gaan zaken als schoonmaak, energie van algemene ruimten en beveiliging.

Een verhuurder mag een deel van zijn VvE-lasten via de servicekosten doorbelasten, maar alleen voor zover het gaat om leveringen en diensten die in het huurcontract zijn afgesproken. Groot onderhoud, het reservefonds en de opstalverzekering zijn eigenaarslasten en horen niet op het bordje van de huurder, tenzij partijen daar uitdrukkelijk iets anders over hebben vastgelegd, wat bij winkelruimte contractueel kan maar zelden redelijk uitpakt. In de praktijk zie je regelmatig dat een verhuurder simpelweg de hele VvE-factuur doorschuift. Huurders die hun afrekening kritisch lezen, halen daar vaak posten uit die er niet in thuishoren.

Versnipperd eigendom: het kernprobleem van veel centra

Het onderliggende probleem van veel verouderde Nederlandse winkelcentra is niet de VvE zelf, maar het versnipperde eigendom eronder. Een centrum met dertig units kan twintig verschillende eigenaren hebben: particuliere beleggers, erfgenamen, een pensioenfonds, een ondernemer die zijn eigen pand kocht. Die groep heeft zelden dezelfde horizon. De een wil renoveren en herpositioneren, de ander wil vooral geen kosten, een derde reageert nergens op.

Voor een gezamenlijke investering (nieuwe entrees, een ander dak, verduurzaming) is in de vergadering meestal een gekwalificeerde meerderheid nodig. Eén blok onwillige of onvindbare eigenaren kan jaren vertraging veroorzaken. Dat verklaart waarom aangrenzende centra met één eigenaar vaak sneller vernieuwen: daar beslist één partij. Wie in een versnipperd centrum iets wil, moet dus vooral investeren in het georganiseerd krijgen van de eigenaren: een actueel eigenarenoverzicht, contactgegevens per unit en een gedeeld beeld van de onderhoudsstaat. Een platform als Centrado wordt daar in de praktijk voor gebruikt: units, eigenaren en meldingen op één plek, zodat het gesprek tenminste over dezelfde feiten gaat.

MJOP en reservefonds: sparen voor het dak

Elke VvE is wettelijk verplicht een reservefonds te hebben voor toekomstig onderhoud. Voor gebouwen die geheel of gedeeltelijk voor bewoning bestemd zijn (dus ook gemengde complexen met woningen boven winkels) geldt bovendien een minimale jaarlijkse reservering: gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan (MJOP), of anders ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar.

Een goed MJOP kijkt tien tot vijfentwintig jaar vooruit en vertaalt de technische staat van dak, gevel, installaties en verharding naar een jaarlijkse spaaropdracht. In winkelcentra is dat extra belangrijk, omdat installaties (roltrappen, klimaat, brandveiligheid) duur zijn en uitval direct omzet raakt. Een VvE zonder actueel MJOP en met een mager reservefonds schuift kosten door naar een toekomstige eigenaar, en dat drukt aantoonbaar op de verkoopbaarheid van de units.

Bestuur, beheerder en winkeliersvereniging: wie doet wat

In een winkelcentrum lopen minstens drie organisaties naast elkaar, en ze worden voortdurend verward:

• De VvE (vergadering van eigenaars als hoogste orgaan, met een bestuur) gaat over het gebouw: casco, gemeenschappelijke ruimten, verzekering, reservefonds.
• De VvE-beheerder is een ingehuurde partij die administratie, incasso en vaak het technisch beheer uitvoert. De beheerder beslist niet; dat doet de vergadering.
• De winkeliersvereniging (of ondernemersvereniging) is een vereniging van huurders en ondernemers. Zij gaat over promotie, evenementen, sfeer en gezamenlijke acties, niet over het gebouw.

Problemen ontstaan waar deze rollen elkaar raken. Feestverlichting hangt aan de gevel van de VvE maar wordt betaald door de winkeliers. Een lekkage boven een winkel is een VvE-zaak, maar de huurder meldt hem bij de winkeliersvereniging of bij zijn verhuurder, en de melding blijft ergens hangen. Maak daarom expliciet wie het eerste aanspreekpunt is per type melding, en zorg dat meldingen bij de juiste partij terechtkomen en gevolgd worden.

Als het vastloopt: praktische escalatieroutes

Loopt een conflict over kosten of onderhoud vast, dan zijn dit de gangbare routes, oplopend in zwaarte:

1. Agendeer het formeel. Elke eigenaar kan onderwerpen op de agenda van de vergadering laten zetten. Veel geschillen bestaan alleen omdat ze nooit formeel besloten zijn.
2. Vraag stukken op. Als eigenaar heb je recht op inzage in de administratie. Onderbouw je standpunt met de akte, het MJOP en de jaarstukken.
3. Vernietiging van een besluit. Ben je het oneens met een vergaderbesluit, dan kun je binnen één maand nadat je van het besluit kennis kon nemen de kantonrechter vragen het te vernietigen, bijvoorbeeld wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid.
4. Vervangende machtiging. Weigert de vergadering medewerking aan iets noodzakelijks (zoals dringend herstel), dan kan de kantonrechter op verzoek van een eigenaar vervangende toestemming geven.
5. Nietigheid inroepen. Besluiten in strijd met de wet of de splitsingsakte zijn nietig; dat kan bij de rechtbank worden vastgesteld, zonder maandtermijn.

Voor huurders loopt de route anders: die spreken hun verhuurder aan op basis van het huurcontract, niet de VvE; de huurder is immers geen lid. Een verhuurder die zich achter "de VvE beslist niet" verschuilt, blijft richting zijn huurder gewoon verantwoordelijk voor het huurgenot.

De rode draad: bijna elk VvE-conflict in een winkelcentrum is terug te voeren op onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is, en die onduidelijkheid is bijna altijd op te helderen met de akte, het huurcontract en een goede administratie van units, eigenaren en meldingen. Begin daar, voordat je juristen inschakelt.